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Al rientro nei luoghi di lavoro ciascuno rischia di trovare migliaia di messaggi da controllare. Se si dedica un minuto ciascuna ci vorrebbero 6 giorni di lavoro per leggerle tutte. Ma il 70 per cento è “spazzatura”.
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Le email non vengono mai sole. Preferiscono, forse per quella loro natura minuta e impalpabile, muoversi in compagnia. Numerosa e, spesso, anche indesiderata. Soprattutto ora, che le feste sono finite, e si torna, con un pizzico di malinconia, in quella postazione che avevamo lasciata sguarnita poco prima di Natale. Soprattutto ora che si torna in ufficio, con tutto il resto che non dà alcun segno di volere aspettare, quel mare di email da sbrigare sembra ancor più oceanico di quanto, forse, non era mai stato.
Secondo un’indagine inglese realizzata in questi giorni, ciascun dipendente rischia di ritrovare al proprio rientro tra 450 e 3mila email. Numeri da capogiro. Se solo si pensa di dedicare un minuto per ciascuna email, nel peggiore dei casi, vorrebbe dire un po’ più di sei giorni di lavoro a tempo pieno. Difficile davvero districarsi tra questo dedalo di messaggi sistemati in quella griglia di alcune colonne che promette di dare ordine a quello che ordine, forse, non può avere.
Comunicazioni ufficiali in arrivo dalla segreteria del direttore generale, biglietti digitali con auguri fuori tempo massimo, pubblicità che promettono insperate meraviglie e, infine, quasi nascosti nel marasma, i messaggi necessari per mettere a punto documenti relativi a progetti importanti. Per gli autori della ricerca, che ha analizzato per diciotto mesi i flussi di posta elettronica di 150 imprese pubbliche e private del Regno Unito, il 70 per cento di questa “messe” digitale indesiderata è composta da messaggi spazzatura. Roba che non dovresti perdere neppure un secondo a leggere e che invece, alla fine, si prende di te un bello spicchio di tempo.
Di fronte a questo mare ciascuno si organizza come può. Spesso senza fare riferimento a nessun tipo di strategia che invece dovrebbe essere condivisa, in qualche modo, in azienda. Ciascun dipendente cerca di uscire dal dedalo a proprio modo. Ci sono i più esperti. Quelli che riempiono di filtri il loro sistema di posta elettronica tanto da riuscire a passare indenni anche attraverso queste forche caudine digitali. C’è chi, con metodo e ostinazione, legge ad una ad una tutte le email. Da quella più vecchia (“perché così rispondo prima a quelli che aspettano da più tempo) alla più recente. C’è chi invece ne legge solo alcune. Quelle dell’ultima settimana (“Le altre ormai sono troppo ‘vecchie’”).
Tre sono invece i consigli che danno gli autori dell’indagine. Primo gesto da compiere sarebbe quello di ordinare le email per il mittente. Così si ha subito sotto occhio quelli che hanno spedito le email e si può identificare con più facilità gli autori più “importanti”. La seconda è invece quella di ordinare tutti i messaggi per l’oggetto che permetterà di distinguere più facilmente quello che è spam da quello che non lo è. E infine c’è il suggerimento di ordinare i messaggi per data così da analizzare prima le ultime email. Spesso riepilogano le informazioni anche delle precedenti e definiscono e risolvono i temi oggetto dello scambio.
Le raccomandazioni sembrano ispirate al buon senso. E soprattutto sottolineano l’esigenza di un minimo di conoscenza e strategia condivisa all’interno delle aziende. Anche se gli autori dell’indagine, ovviamente, fanno parte di un’impresa che offre proprio questo tipo di servizi. Ad ogni modo, sarà meglio fare in modo che nelle imprese qualcuno si prenda la briga di aiutare i propri dipendenti a cavarsela anche con queste piccole difficoltà. Altrimenti finirà per crescere in molti la tentazione nichilista del nostro collega più scellerato. Quello che, al rientro in ufficio risolve il problema con estrema semplicità. Seleziona tutte le nuove email, si avventura con la freccia del mouse fino al menù “Modifica” e poi, dopo avere tirato un sospiro di sollievo, le cancella tutte.
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